Möglichkeiten der ECM
Enterprise Content Management (ECM) stellt den Anforderern innerhalb eines Unternehmens (der Geschäftsführung, den Mitarbeitern, den Unternehmensprozessen) die notwendigen Inhalte/Informationen zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort zur Verfügung.
ECM umfasst Technologien und Werkzeuge zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung, Bereitstellung, zur sicheren Aufbewahrung von Inhalten/Informationen zur Unterstützung der organisatorischen Prozesse im Unternehmen. Für ECM-Lösungen werden die unterschiedlichsten Techniken und Komponenten kombiniert, die auch als eigenständige Lösungen im Unternehmen nutzbar sind. ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich vorrangig mit schwach oder unstrukturierten Inhalten/Informationen, wie z.B. Text-, Office Dokumenten, Bildern, Faxen, u.a.m.
Die Verarbeitung von Inhalten/Informationen im ECM lässt sich in mehrere Hauptkategorien einordnen:
- der Erfassung, inkl. Verarbeitung eingehender Inhalte/Informationen,
- der Speicherung,
- der Verwaltung,
- der Bereitstellung inkl. Verarbeitung ausgehender Inhalte/Informationen und
- der Aufbewahrung.
Dieses Modell orientiert sich an den fünf Leitbegriffen der Definition der AIIM International (Association for Information and Image Management international).
Die klassischen Anwendungsfelder
- Document Management (Dokumentenmanagement, -systeme),
- Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware),
- Web-Content-Management (WCM, Content Management Systeme, einschließlich Portale),
- Records Management (RM, Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Nutzung von Langzeitspeichermedien) und
- Workflow / Business Process Management (BPM, Vorgangsbearbeitung)
bilden die eigentlichen Verwaltungs- und Verarbeitungskomponenten, die die Hauptkategorien verbinden, mit denen die Inhalte/Informationen verarbeitet und bereitgestellt werden können.
Neben der Verarbeitung und Breitstellung von Inhalten/Informationen sind die Vorgaben aus der Compliance für das Unternehme zu berücksichtigen, d.h. es sind diverse Verordnungen und/oder Gesetze als rechtliche Rahmenbedingungen mit einzubeziehen.
